Organizim · 4 min lexim
Kur kurset shtohen, katalogu kthehet në një listë që askush nuk e konsulton. Organizimi sipas rolit dhe nivelit i ndihmon njerëzit të kuptojnë çfarë duhet të bëjnë, çfarë mund të bëjnë dhe pse.
Në fillim kurset janë pak dhe gjenden lehtë. Pastaj vijnë ato të detyrueshme, ato për mjetet e reja, ato të kërkuara nga një klient, ato të përgatitura nga një departament për kolegët e vet. Pas disa vitesh katalogu numëron dhjetëra tituj, disa të dyfishuar, të tjerë të vjetëruar, dhe njerëzit nuk dinë më nga të nisin.
Problemi nuk është sasia, por organizimi. Një katalog i renditur sipas temës pasqyron këndvështrimin e atij që shkruan kurset. Një katalog i renditur sipas rolit pasqyron atë të atij që i ndjek, dhe pothuajse gjithmonë është më i dobishëm.
Një sinjal që nuk duhet nënvlerësuar janë pyetjet që mbërrijnë te burimet njerëzore ose te përgjegjësit: cilin kurs duhet të ndjek, ky është i detyrueshëm, ku e gjej atë për sigurinë. Nëse përsëriten shpesh, katalogu nuk po e bën punën e vet.
Për secilin rol ia vlen të dallohen tre nivele. I pari është i detyrueshmi: kurse të kërkuara nga një normë, një politikë ose një kontratë, me afat dhe shpesh me rinovim. I dyti është i rekomanduari: kurse që përgjegjësi i çmon të nevojshme për të punuar mirë, edhe nëse asnjë rregull nuk i imponon. I treti është fakultativi: thellime që personi i zgjedh për t’u rritur ose për t’u përgatitur për një ndryshim roli.
Ky dallim, që duket i qartë, ndryshon mënyrën se si perceptohet formimi. Personi sheh menjëherë çfarë është e domosdoshme dhe çfarë është një mundësi, dhe përgjegjësi mund t’i përqendrojë kujtesat te niveli i parë pa e trajtuar çdo kurs si urgjencë.
Një katalog mbetet i lexueshëm nëse caktohen pak rregulla mirëmbajtjeje. Çdo kurs ka një përgjegjës, që kujdeset për përditësimin dhe vendos kur ta heqë. Çdo kurs buron nga një dokument reference, që të shmangen versione paralele të së njëjtës temë të përgatitura nga departamente të ndryshme. Dhe çdo kurs i ri, para publikimit, krahasohet me ata ekzistues: shpesh mjafton të shtohet një mësim në një rrugë formuese që ekziston tashmë.
Edhe titujt kanë rëndësi. Një titull që thotë çfarë mësohet, si “Regjistrimi i një mospërputhjeje” në vend të “Cilësia, moduli 3”, i ndihmon njerëzit të zgjedhin dhe e bën katalogun të konsultueshëm edhe me një kërkim të thjeshtë.
Një herë në vit ia vlen të bëhet pastrim: të hiqen kurset që askush nuk i ndjek më, të bashkohen ato që mbivendosen, të verifikohet që dokumentet burimore janë ende në fuqi.
Rregullat e mirëmbajtjes
Një katalog sipas rolit funksionon vetëm nëse rolet janë ato të vërtetat. Nëse organigrama e përdorur për formimin ndryshon nga ajo e burimeve njerëzore, caktimet bëhen punë manuale dhe herët a vonë humbasin. Lidhja me kartelën e personelit është pra kushti i nisjes, jo një detaj teknik. Para se të ndërtohet katalogu, ia vlen të verifikohet që rolet dhe departamentet e regjistruara janë vërtet të përditësuara.
Me këtë lidhje katalogu bëhet dinamik. Kush ndryshon rol sheh të shfaqen kurset e detyrueshme dhe të rekomanduara të pozicionit të ri, kush hyn në kompani e gjen rrugën e vet formuese të gatshme, dhe përgjegjësi i departamentit di në çdo moment kush ka përfunduar çfarë.
Një katalog i renditur sipas rolit flet gjuhën e atij që ndjek kurset, jo të atij që i shkruan.
Në Learning katalogu organizohet sipas rolit dhe departamentit, duke përdorur strukturën që ekziston tashmë në People. Çdo kurs ka një nivel, një përgjegjës dhe lidhjen me dokumentin nga i cili është gjeneruar, kështu që është gjithmonë e qartë nga vjen dhe kush duhet ta përditësojë.
Njerëzit shohin së pari atë që kërkon roli i tyre, me afatet në dukje, dhe mund të eksplorojnë pjesën tjetër të katalogut për të zgjedhur thellimet. Kurset e reja të gjeneruara nga AI nisur nga procedurat dhe manualet hyjnë në katalog vetëm pas miratimit të përgjegjësit.
Rezultati është një katalog që mbetet i rregullt edhe kur rritet: më pak dyfishime, tituj të qartë dhe, për çdo person, një listë e shkurtër dhe e kuptueshme e asaj që e prek.
Vazhdoni leximin
Çdo kompani ka shkruar tashmë pjesën më të madhe të formimit të vet, por e mban të mbyllur në manuale dhe procedura. Ja një metodë praktike për t’i shndërruar ato dokumente në rrugë që njerëzit i ndjekin vërtet.
Formimi i pajtueshmërisë përjetohet shpesh si një detyrim për t’u kryer shpejt. Mësime të shkurtra, të ndërtuara mbi raste konkrete dhe të shpërndara në kohë, e ndryshojnë përvojën dhe rezultatin.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.