Siguri · 3 min lexim
Siguri, privatësi, autorizime detyre: çdo kurs i detyrueshëm ka një vlefshmëri dhe një rinovim. Ja si ta organizoni katalogun, caktimet dhe kujtesat për të mos ndjekur urgjencat.
Në shumicën e kompanive formimi i detyrueshëm jepet. Problemi lind pas: certifikata me vlefshmëri të ndryshme, persona që ndryshojnë detyrë, punësime të reja, degë që e menaxhojnë gjithçka me mënyrën e tyre. Rezultati është që një rinovim i humbur kuptohet kur është tepër vonë, shpesh me rastin e një kontrolli ose të një auditimi të klientit.
Organizimi i mirë i formimit të detyrueshëm do të thotë, pra, të merresh më pak me përmbajtjet dhe më shumë me strukturën: kush duhet të bëjë çfarë, brenda kur, dhe si dëshmohet.
Mjeti i parë është një matricë që i shoqëron çdo detyre kurset e kërkuara, me vlefshmërinë e tyre. Duket një punë banale, por detyron të sqarohen shumë paqartësi: një nëpunës që hyn herë pas here në magazinë duhet të ndjekë të njëjtin rrugëtim si ai që punon aty çdo ditë? Ai që zëvendëson një përgjegjës ka nevojë për formim specifik?
Pasi të përcaktohet, matrica duhet lidhur me regjistrin e personelit. Gabimi më i zakonshëm është ta mbash në një dokument të veçantë: sapo dikush ndryshon rol, matrica dhe realiteti largohen nga njëri-tjetri.
Ia vlen edhe të vendoset kush është pronari i matricës. Zakonisht përgjegjësia ndahet mes funksionit të sigurisë, që i njeh detyrimet, dhe burimeve njerëzore, që i njohin rolet. Pa një përgjegjës të qartë, ndryshimet e detyrave nuk i arrijnë kurrë atij që duhet t’i përditësojë kërkesat e formimit.
Një matricë që qëndron
Nëse matrica është e lidhur me regjistrin e personelit, caktimet mund të ndodhin pa ndërhyrje manuale. Një punësim i ri merr rrugëtimin e detyrës së tij ditën e parë, një ndryshim roli shton kurset që mungojnë, një certifikatë që skadon gjeneron kërkesën për rinovim.
Kujtesat duhen menduar në dy nivele. Personi merr një njoftim me një paralajmërim të mjaftueshëm për t’u organizuar, dhe një njoftim të dytë nëse kursi nuk plotësohet. Përgjegjësi, nga ana tjetër, merr një pamje të përgjithshme të repartit të vet, me rinovimet që vijnë në javët pasuese. Është kjo pamje që lejon të planifikohet, për shembull duke grupuar më shumë persona në të njëjtën seancë prezenciale.
Një detaj që shpesh anashkalohet lidhet me mungesat e gjata. Ai që kthehet nga një periudhë pushimi pa pagesë ose nga një leje mund të ketë njëkohësisht më shumë kurse të skaduara. Parashikimi i një kontrolli në kthim, me caktimin automatik të rinovimeve që mungojnë, shmang që personi të rifillojë punën pa kërkesat në rregull.
Jo i gjithë formimi i detyrueshëm mund të zhvillohet online. Disa pjesë praktike kërkojnë praninë, dhe shumë kurse jepen nga organe të jashtme. Kjo nuk duhet të çojë në dy regjistra të veçantë. Certifikatat e jashtme duhen ngarkuar në të njëjtin arkiv me kurset e brendshme, me të njëjtën datë vlefshmërie dhe të njëjtin mekanizëm rinovimi.
Një regjistër i vetëm ka një avantazh që çmohet sidomos në momentet kritike: kur dikush kërkon situatën e formimit të një reparti ose të një personi, përgjigjja është një e vetme dhe nuk duhet rindërtuar.
E njëjta gjë vlen për furnitorët dhe punonjësit me kontratë ndërmjetësimi që veprojnë në ambientet tuaja. Edhe nëse formimi është në ngarkim të të tjerëve, të kesh gjurmën e certifikatave që ju janë dorëzuar, me skadencat përkatëse, lejon të dihet kush mund të hyjë në zona të caktuara ose të kryejë aktivitete të caktuara.
Në Learning matrica e detyrave mbështetet te rolet dhe repartet që ekzistojnë tashmë në People, kështu që caktimet ndjekin automatikisht punësimet e reja dhe ndryshimet e detyrës. Çdo kurs i detyrueshëm ka vlefshmërinë e vet, kujtesat nisen drejt personit dhe përgjegjësit, dhe certifikatat, të brendshme ose të jashtme, bashkohen në një regjistër të vetëm.
Pjesët teorike mund të gjenerohen nga AI duke u nisur nga procedurat e sigurisë të kompanisë, duke i lënë formuesit kohë për pjesën praktike, atë që vërtet kërkon praninë e tij.
Vazhdoni leximin
Çdo kompani ka shkruar tashmë pjesën më të madhe të formimit të vet, por e mban të mbyllur në manuale dhe procedura. Ja një metodë praktike për t’i shndërruar ato dokumente në rrugë që njerëzit i ndjekin vërtet.
Formimi i pajtueshmërisë përjetohet shpesh si një detyrim për t’u kryer shpejt. Mësime të shkurtra, të ndërtuara mbi raste konkrete dhe të shpërndara në kohë, e ndryshojnë përvojën dhe rezultatin.
Innovaq është një realitet në fazën e lançimit.