Buxheti sipas qendrës së kostos: ta vendosni mirë dhe ta përdorni gjatë gjithë vitit

Pse shumë buxhete përfundojnë në sirtar

Buxheti vjetor shpesh përgatitet me shumë angazhim në fund të vitit, diskutohet, miratohet dhe pastaj konsultohet gjithnjë e më pak. Në mars askush nuk kujton më mbi cilat hipoteza ishin ndërtuar shifrat, në qershor krahasimi me realitetin është kthyer në një ushtrim që bëhet vetëm për mbledhjen e këshillit.

Problemi rrallë qëndron te shifrat. Qëndron te fakti që buxheti nuk është i lidhur me shpenzimin e përditshëm: ai që vendos një blerje nuk sheh sa i mbetet në dispozicion repartit të vet, dhe administrata i zbulon tejkalimet pas faktit, kur janë bërë tashmë kosto. Një buxhet i dobishëm është ai që shoqëron vendimet gjatë vitit.

Një buxhet i dobishëm është ai që shoqëron vendimet gjatë vitit, jo ai që rilexohet në dhjetor.

Zgjedhja e qendrave të duhura të kostos

Një qendër kostoje duhet të korrespondojë me një përgjegjësi reale: një repart, një funksion, një degë, një linjë shërbimi. Kriteri vendimtar është që të ketë një person në gjendje të shpjegojë dhe të drejtojë shpenzimet që rrjedhin në të. Një qendër kostoje pa përgjegjës është vetëm një etiketë kontabël.

Ia vlen gjithashtu t’i rezistohet tundimit për të detajuar tepër. Shumë qendra të vogla kostoje shumëfishojnë atribuimet e pasigurta, ndarjet arbitrare dhe punën e atij që regjistron. Më mirë një strukturë thelbësore dhe e qëndrueshme, që lejon krahasime nga një vit në tjetrin, e pasuruar nëse nevojitet me dimensione të tjera si porosia ose projekti i brendshëm.

Pasi të përcaktohet, struktura duhet ndarë me ata që regjistrojnë kostot dhe me ata që i miratojnë. Rregullat e atribuimit të kostove të përbashkëta, si qiratë, shërbimet komunale ose licencat e përbashkëta, duhen vendosur një herë dhe shkruar, që askush të mos duhet t’i shpikë përsëri në çdo faturë dhe çdo përgjegjës të njohë veten te numrat që merr.

Një qendër e mirë kostoje

• Përputhet me një përgjegjësi reale
• Ka vetëm një përgjegjës
• Mbledh kosto homogjene
• Mbetet e qëndrueshme me kohën

Ndërtimi i shifrave të besueshme

Mënyra më e zakonshme për të bërë buxhetin është të niset nga viti i mëparshëm dhe të shtohet një përqindje. Është e shpejtë, por tërheq me vete joefikasitete dhe shpenzime një herëshe. Më e qëndrueshme është të arsyetohet sipas drejtuesve: sa persona, cilat kontrata të përsëritura, cilat projekte të parashikuara, cilat çmime të njohura tashmë. Çdo shifër duhet të mund të shpjegohet me një fjali.

Njësoj e rëndësishme është shpërndarja nëpër muaj. Një buxhet vjetor i ndarë në dymbëdhjetë pjesë të barabarta e bën të padobishëm krahasimin mujor, sepse shumë shpenzime kanë sezonalitetin e tyre: panaire, rinovime licencash, bonuse, fushata. Shpërndarja e shifrave sipas kalendarit real lejon të kuptohet nëse një devijim është një parapagim apo një shpenzim shtesë.

Së fundi, ia vlen të dallohen kostot fikse nga ato të ndryshueshme, që varen nga vëllimet e aktivitetit. Nëse xhiroja rritet më shumë se sa parashikohej, disa kosto do të rriten bashkë me të, dhe buxheti duhet ta bëjë të dukshme këtë në vend që ta sinjalizojë si tejkalim.

Leximi i devijimeve

Krahasimi mes buxhetit dhe realizimit duhet bërë çdo muaj, për qendër kostoje, së bashku me përgjegjësin. Jo të gjitha devijimet kanë të njëjtin kuptim: një shpenzim që ka ardhur më herët se parashikimi përthithet në muajt pasues, një shpenzim i paparashikuar mbetet. Dallimi i dy rasteve është detyra e parë e rishikimit.

Një kolonë e tretë e bën krahasimin shumë më të dobishëm: angazhimet, pra porositë e lëshuara tashmë por ende të pafaturuara. Të shikosh vetëm faturat e regjistruara do të thotë ta zbulosh tejkalimin kur ka ndodhur tashmë; të shikosh edhe angazhimet lejon ta shohësh duke ardhur, kur ka ende hapësirë për të vendosur.

Rishikim pa filluar nga e para

Gjatë vitit kushtet ndryshojnë, dhe një buxhet që nuk përditësohet kurrë humb besueshmërinë. Një rishikim tremujor, që e ruan buxhetin origjinal si pikë reference por shton një vlerësim të përditësuar të fundvitit, lejon të arsyetohet mbi realitetin pa i fshirë angazhimet e marra.

Në Finance buxhetet ngarkohen sipas qendrës së kostos dhe sipas muajit, dhe krahasohen në kohë reale me faturat e regjistruara dhe me porositë e miratuara tashmë. Çdo përgjegjës sheh situatën e vet, kërkesat për miratim tregojnë sa mbetet i disponueshëm para nënshkrimit dhe AI sinjalizon qendrat e kostos që po përshpejtojnë krahasuar me planin. Të njëjtat të dhëna ushqejnë parashikimin e arkës, kështu që buxheti dhe likuiditeti tregojnë të njëjtën histori.